Изборът и правилното използване на касов апарат е важен аспект за всеки бизнес, опериращ в България. С развитието на технологиите и новите регулации, изискванията към касовите апарати се променят, за да се гарантира по-добра прозрачност на търговските операции и контрол от страна на Националната агенция за приходите (НАП). В тази статия ще разгледаме актуалните изисквания за касовите апарати в България, регистрацията им, как да се свържат с НАП и какви са ключовите стъпки за съответствие с регулаторните изисквания за регистрация на фирма.
Защо са важни изискванията за касовите апарати?
Изискванията за касовите апарати имат за цел да осигурят прозрачност на бизнес операциите и да гарантират, че всички приходи се отчитат коректно пред данъчните органи. Спазването на тези изисквания помага за изграждане на доверие между бизнеса и държавата и предотвратява укриване на данъци.
Основни изисквания за касовите апарати
От 2024 г. в България се въвеждат няколко нови правила и обновления за касовите апарати, включително задължително свързване с НАП в реално време и използването на лицензирани софтуери. Ето основните изисквания:
- Свързване с НАП
Всички касови апарати трябва да бъдат свързани с НАП, за да могат автоматично да изпращат информация за всяка продажба. Това изискване позволява на НАП да наблюдава в реално време финансовите потоци на бизнеса и да следи за коректното деклариране на оборотите. - Издаване на касови бележки
Всеки касов апарат трябва да може да издава касови бележки, които съдържат задължителните реквизити: дата и час на продажбата, номер на касовия апарат, стойност на покупката и ДДС ставка, ако е приложимо. - Използване на лицензиран софтуер
За да осигурят пълна съвместимост с изискванията, бизнесите трябва да използват лицензиран софтуер за управление на продажбите. Този софтуер трябва да бъде одобрен от НАП и да може автоматично да генерира отчети. - Фискална памет
Всеки касов апарат трябва да разполага с фискална памет, която съхранява данни за всички транзакции. Това е важно, тъй като НАП може да поиска преглед на тези данни при данъчна проверка. - Възможност за проверка и преглед на данни
Касовият апарат трябва да предоставя възможност за преглед на направените транзакции и печат на отчети за дневен оборот, които могат да бъдат използвани при данъчни проверки.
Стъпки за регистрация на касов апарат
- Избор на одобрен касов апарат
Първата стъпка е изборът на касов апарат, който е съвместим с изискванията на НАП и има одобрен сертификат. Изборът на правилния апарат е важен за осигуряване на съвместимост с текущите регулации. - Инсталация и настройка
След като изберете апарат, трябва да го инсталирате и настроите. Този процес обикновено включва свързване към интернет за предаване на данни към НАП и интегриране с лицензиран софтуер. - Регистрация в НАП
След като касовият апарат е инсталиран, трябва да бъде регистриран в НАП. За тази цел се подава заявление, което може да бъде направено и онлайн чрез портала на НАП. След регистрацията, ще получите уникален номер, който трябва да бъде въведен в касовия апарат. - Активиране на касовия апарат
След регистрацията в НАП, апаратът трябва да бъде активиран от лицензиран техник. Техникът ще провери дали апаратът е правилно свързан и дали всички системи работят нормално.
Задължения на бизнеса при използване на касов апарат
След успешната регистрация и активиране на касовия апарат, има няколко задължения, които трябва да спазвате:
- Подаване на дневни отчети към НАП: Всеки ден касовият апарат трябва автоматично да изпраща дневен отчет за оборота.
- Съхранение на документация: Всички издадени касови бележки трябва да се съхраняват за определен период (обикновено 5 години), за да могат да се представят при евентуална проверка.
- Поддръжка на апарата: Касовият апарат трябва редовно да се проверява и поддържа, за да се избегнат проблеми при отчитането на продажби.
Санкции при неспазване на изискванията
Неспазването на изискванията за касовите апарати може да доведе до сериозни санкции. Те включват глоби, временно спиране на дейността и в някои случаи отнемане на лиценза за търговия. Санкциите могат да бъдат както за малки, така и за големи компании.
Често срещани въпроси
Какво да правя, ако касовият ми апарат не работи?
При технически проблем с касовия апарат, трябва незабавно да уведомите НАП и да предприемете стъпки за отстраняването му. В зависимост от ситуацията, може да се наложи да използвате ръчна отчетност до възстановяване на нормалната работа.
Мога ли да използвам стар модел касов апарат?
Не, всички касови апарати трябва да бъдат съвместими с новите изисквания и свързани с НАП в реално време. Старите модели, които не поддържат тази функция, не са разрешени.
Трябва ли всички бизнеси да използват касови апарати?
Не всички бизнеси са задължени да използват касов апарат. Някои малки търговци или бизнеси, които предоставят специфични услуги, могат да имат изключения.
Заключение
Изискванията за касовите апарати в България са предназначени да подобрят отчетността и да улеснят контрола на данъчните органи. Спазването на тези изисквания не само ще ви предпази от санкции, но и ще помогне за изграждане на доверие у клиентите ви. Правилната регистрация и поддръжка на касов апарат е важна стъпка към успешен и прозрачен бизнес.
Полезни връзки: Информация на НАП относно фискални устройства
